MANAGERS : DES CLES POUR ANIMER VOS REUNIONS EN INTELLIGENCE COLLECTIVE

« Le jeu est la respiration de l’effort, l’autre battement du cœur, il ne nuit pas au sérieux de l’apprentissage, il en est le contrepoint ».

Si Daniel Pennac fait l’éloge du jeu dans l’apprentissage scolaire, les neurosciences identifient les impacts positifs du jeu dans le développement du cerveau adulte. Alors pourquoi s’en priver en milieu professionnel ?

Lors de réunions d’équipes où des prises de décisions ou encore des idées/solutions sont censées émerger, il n’est pas rare d’entendre les mouches voler, d’observer la solitude du manager qui se débat avec la proposition de solutions qui ne conviennent à personne ou encore de sortir de réunion et d’entendre dire que l’on a perdu son temps…

Alors que faire pour dynamiser vos réunions, générer des idées, des solutions ?
Comment faire circuler la parole ?
Comment parvenir à des propositions/décisions collectives concertées et responsabiliser vos équipes ?

En 4 étapes, je vous propose de redonner de l’enthousiasme aux participants et des résultats tangibles à l’issu de vos réunions :

Insuffler une bonne dose de jeu
Préparer le terrain
Faciliter dans le mouvement
Boucler dans l’ouverture

Remplacer le « je » par le jeu !

Aristote disait « C’est en jouant que l’on devient sérieux ». La science nous apprend que jouer a des effets très positifs sur de nombreuses fonctions cognitives et sociales. Ainsi les enfants jouent dès leur plus jeune âge pour se connaître, gérer leurs émotions, acquérir du vocabulaire et les compétences sociales indispensables à la vie avec autrui.
Selon une étude récente*, le jeu contribuerait à :

Développer nos capacités de coopération
Façonner le langage chez les jeunes enfants
Faciliter la résolution des problèmes
Développer la pensée contrefactuelle (i.e. la formulation d’hypothèses ; Que se passerait-il si ?)
Aider à la maîtrise de soi
Faciliter la neurogénèse (la formation de nouveaux neurones)
Développer les compétences sociales
Développer une palette d’expression chez les jeunes enfants
Réduire l’anxiété et l’angoisse
Aider à la gestion de conflits
Développer une pensée mathématique
Favoriser l’attention
Induire un sentiment de calme

En milieu professionnel, le jeu comme outil de management a donc toute sa place pour favoriser la production d’idées, renforcer la coopération, préparer un changement, prévenir les conflits, faciliter la prise de décision ou encore résoudre des difficultés techniques ou organisationnelles.

L’usage des jeux en entreprise est donc bon pour la santé des femmes et des hommes qui la composent autant que pour la santé de l’entreprise elle-même, à condition d’identifier au préalable les opportunités pour l’inscrire comme mode de fonctionnement collectif, (pour quoi faire ? A quel moment ? Pour quel résultat ? Dans quel contexte ?), de communiquer clairement sur les intentions et d’offrir le bon outillage aux animateurs de ces jeux.

Managers, voici donc pour vous quelques conseils d’animation en intelligence collective.

Préparer le terrain de jeu

Il s’agit ici de préparer son processus d’animation avant l’échéance de la séance collective de travail.

Définir l’intention et l’objectif

Avant de commencer la partie, il est indispensable de se poser les questions suivantes : quel est l’objectif du travail collectif ? Générer des idées ? Faire adhérer ? Répondre à la gestion d’une difficulté dans un projet en cours ? Décider ?

Les techniques d’animation du collectif de travail sont multiples et ne répondent pas toutes aux mêmes objectifs. Le manager animateur du collectif choisit donc son outil (celui qui lui correspond le mieux) en fonction de l’objectif du travail collectif. Cet objectif sera accompagné d’indicateurs de résultats.

Par ailleurs, quelle est l’intention souhaitée dans l’utilisation des jeux ? Modifier le mode de fonctionnement du collectif, développer sa posture de manager animateur, faire avancer un projet ? L’animateur/manager aura à cœur de clarifier cette intention et de la partager avec son groupe de travail, la transparence étant une des clés de la confiance et de la motivation.

Connaître le profil des participants

Les personnes invitées à travailler ensemble se connaissent-elles ? Ont-elles pour habitude de travailler ensemble ? Y a-t’il des personnes de niveaux hiérarchiques différents ? Le groupe est-il composé d’experts ou de managers ou encore est-il mixte ?
En fonction de la composition du collectif de travail, le manager animateur aura à gérer des réflexes de postures internes à la culture de l’entreprise (culture hiérarchique ou transversale, place de l’expertise et du management…etc.). Il aura donc tout intérêt à bien connaître son environnement en amont de la séance collective pour proposer les jeux en adéquation, les temps de prise de connaissance nécessaires et anticiper les jeux relationnels.

Identifier le timing

Pour imaginer son processus d’animation, il est important de connaître en amont le temps imparti au travail collectif et de séquencer ensuite ses différentes étapes. Le temps est un facteur important à prendre en compte et je conseille de valider ce point avec le collectif et même d’identifier en son sein un membre qui sera le gardien du temps pendant la séance.

Utiliser le bon outil

Il existe en effet des techniques précises et multiples répondant à différents objectifs de travail collectif : jeux d’idéation, processus de décision, résolution de problèmes… etc. Il est donc fondamental d’ajuster le tir et d’utiliser le bon outil en fonction de l’objectif visé. Qui aurait en effet l’idée d’utiliser un archer pour faire du saut en hauteur ?

Quelques exemples :

Je souhaite que le collectif de travail produise des idées sur un sujet/projet : Jeux d’idéation, de créativité tels que le brainstorming, le mindmapping, le dreamstorming ou brainwriting…
Je souhaite que le collectif de travail réfléchisse à un sujet/projet : Jeux de réflexion du type description d’un futur idéal, carte empathique…
Je souhaite que le collectif de travail améliore un processus, un fonctionnement, une organisation : Jeux de rétrospective (speed boat…)
Je souhaite que le collectif de travail exprime des ressentis, des émotions en toute sécurité : Jeux de résolutions de problèmes / photolangage

Penser le cadre

Le cadre est essentiel à une bonne animation. Il est à la fois un gage de confiance, d’engagement et un espace de sécurité pour les membres du groupe pour s’exprimer et co-créer en co-responsabilité. Il constitue également pour l’animateur une boussole et lui permet d’intervenir en toute quiétude, dans un cadre partagé et accepté par tous. Cela suppose donc pour l’animateur d’être en capacité, à l’occasion de sa présentation du cadre, d’en recevoir les propositions d’ajustements formulées par le collectif.

Voici des propositions de règles du jeu (ou consignes) pour fixer le cadre d’animation en intelligence collective :

Participation, liberté d’expression, pro-activité
Co-construction
Ecoute active et bienveillance
Respect du timing et des consignes
Ponctualité

Identifier le lieu

De quel espace de travail dispose le collectif pour jouer ? Intérieur /extérieur ou mixage des deux ? L’espace est-il suffisamment aéré, spacieux, chaleureux, insonorisé, amovible (peut-on enlever ou bouger les tables et les chaises) ? Peut-on jouer avec lui ? Est-il possible d’afficher, d’écrire ou de coller sur les murs, et/ou le sol ? Permet-il un accès facile à un espace de détente ? …

Tous ces points sont essentiels à la préparation de l’animation car ils déterminent les jeux possibles ou non, la qualité d’accueil, la possibilité de mouvement (cf. ci-après les réflexions sur l’importance du mouvement) et les espaces de création que l’on peut offrir à l’équipe.

Faciliter dans le mouvement

Animer le collectif suppose d’adopter une posture de facilitation. Faciliter, c’est accompagner le collectif d’un point A (situation actuelle) vers un point B (objectif), lui faciliter le chemin pour atteindre son objectif, permettre la libération et la circularité de la parole, insuffler du rythme et du mouvement pour favoriser la créativité et l’intelligence collective.

Animer le collectif, c’est :

L’animateur (ou une personne au sein du groupe) pourra prendre des photos du groupe en action et de ses créations (en accord avec les participants) pour créer des souvenirs communs ou bien illustrer une synthèse des ateliers.

NB : l’effet d’une posture contrôlante (animateur qui parle tout le temps, qui veut diriger les débats, qui donne son point de vue d’expert sur des questions techniques, qui oriente les débats, qui tranche seul…) serait totalement contre-productive et braquerait à coup sûr les participants.

Boucler dans l’ouverture

Le bouclage d’une séance d’animation collective est un temps important à ne pas négliger car il permet à la fois de vérifier l’atteinte des objectifs, de permettre aux participants d’exprimer leurs ressentis, d’ouvrir vers ce qui va se passer après et de remercier les participants.

Pour aller plus loin :
Séminaire : managers en posture d’animateurs de l’intelligence collective (renvoi vers le site Les coachings du Clain)

(1) Etude récente publiée par Cerveau & Psycho, des psychologues ont identifié treize impacts positifs du jeu sur le développement de notre cerveau.